Cum să te ții de agendă – 3 secrete pentru o completare zilnică și eficientă
La începutul anului, dorința de îmbunătățire și motivația ating cote maxime și ne fac să căutăm metode de optimizare a productivității, să dezvoltăm obiceiuri sănătoase și să încercăm lucruri noi. Cu toate acestea, pe parcursul anului, lucrurile se calmează și ne pierdem din avânt. La fel și cu agendele la început de an. Le căutăm pe cele mai frumoase, cele mai asortate cu ceea ce avem și, în primele săptămâni, notăm cu sârguință fiecare sarcină, activitate și eveniment. Apoi, prin vară, paginile stau golașe și necompletate, în agenda lăsată undeva pe birou, mai mult de decor.
E cazul să oprim această situație. Nu ajută pe nimeni să nu utilizezi o agendă ca formă de organizare a timpului și a ideilor, mai ales când intenția ta este acolo, dar poate nu știi cum să fii consistent făcând asta. Noi venim cu 3 trucuri sau sfaturi pe care să le pui în aplicare pentru a-ți menține acest obicei sănătos, fără să simți că te chinui, ori că ai agenda degeaba.
1. Alege agenda potrivită ție!
Un sfat atât de simplu și atât de trecut cu vederea. Înainte de a învăța cum să folosești o agendă, ai nevoie să știi cum să o alegi pe cea mai potrivită. Există agende pentru toți: A5, A4, datate, nedatate, cu spiră sau coperte tari, cu pagini albe sau ivoire. Fiecare are rostul ei, depinde de nevoile tale. În primul rând, gândește-te dacă te ajută mai mult o agendă datată, deja pregătită, cu fiecare pagină pentru o zi anume. Agendele nedatate, pe de altă parte, îți oferă cât spațiu ai nevoie, lăsându-te pe tine să completezi data, permițându-ți să folosești cât spațiu ai nevoie în momentul respectiv: 2 rânduri sau 3 pagini. Contează mult cum îți place să vezi locul în care ai de scris, iar faptul că ai la dispoziție aceste variante aduce beneficii oricui. Dimensiunea agendei contează. Ai nevoie de una portabilă, compactă și practică, unde să treci notițe, idei și sarcini sau de una mare, cu pagini ample, unde să realizezi schițe, tabele și alte desene? Poți opta între cele mici, A5, cele medii, B5 sau cele A4. Designurile sunt infinite și de aici ține de stil și de gusturi – piele naturală, reciclată sau artificială, coperte flexibile sau tari, buretate, legate ori cu spiră. Gândește-te cum vrei să te prezinți în fața prietenilor și a colegilor, pentru că, da, comunici până și prin agendele folosite. De aici începe distracția.
2. Fă-ți timp în fiecare zi pentru agendă
Chiar și 5 minute pe zi pot face minuni în organizarea ta! În 5 sau 10 minute pe zi dedicate strict agendei, ai timp să notezi ce ai de făcut pe ziua respectivă, acasă ori la muncă, să bifezi ce ai realizat până în acel punct și să vezi, la o scară mai largă, ce ai făcut și ce urmează să faci. Dacă îți atribui câteva minute dimineața, la cafea, ori la începutul programului de lucru, câteva minute pentru notarea task-urilor și verificarea celor realizate până acum, ziua va decurge mult mai ușor. Apoi, seara, poți nota ce ai de făcut pentru mâine (și nu vrei să uiți), poți bifa ce ai mai făcut și te poți ocupa de întocmirea listelor – de cumpărături, de sarcini și alte lucruri mai relaxante. Nici aici nu depășești 5-10 minute cu organizarea. Nu te strădui să menții un aspect impecabil sau artistic în agenda ta. Ea trebuie să fie practică, să te ajute să optimizezi timpul, să nu uiți nimic important și să ai libertatea de a fi creativ mereu. Secretul este doar să o iei cu tine peste tot și să o deschizi dimineață de dimineață, pentru a pune ziua la punct.
3. Planifică și pe termen lung
O altă utilitate a agendei care să te determine să o folosești, dacă nu zilnic, măcar periodic, este planificarea pe săptămână, lună sau perioade mai lungi. O duminică seara în care pui la punct tot ce ai de făcut următoarea săptămână îți asigură niște zile mai organizate. De asemenea, poți așeza în agendă, în calendarele de la început, evenimentele majore de pe parcursul anului, fie ele personale ori profesionale, în așa fel încât să ai o perspectivă mai bună asupra timpului tău, pentru a alege cele mai bune perioade pentru concedii și plecări, dar și pentru alte proiecte personale. Când ai un spațiu pe care să îl consulți des și unde să notezi tot ce ai de făcut, începi să îi înțelegi importanța și să îl folosești din ce în ce mai des.
Odată ce ți-ai făcut un obicei din completarea și verificarea zilnică a agendei, te poți bucura de rezultatele acestei practici – notițe bune luate de la ședințe, planificare eficientă, memorarea zilelor importante și împărțirea timpului. O agendă devine unealta indispensabilă a oricărui om care vrea să își optimizeze timpul și informațiile și trebuie să fie cu tine peste tot.
Îți propunem un model de agendă foarte potrivit unui stil de viață pe fugă, agitat și cu nevoie de organizare și liniște. Acesta este agenda Pocket, de la Unika, cel mai mare producător de agende, promoționale și mape de meniu din România. Cu 344 pagini datate, de 16 x 22 cm și de nuanță offset alb, această agendă iese în evidență prin copertele cu buzunare – pe ambele părți. În această agendă poți pune orice ai nevoie în plus – bilețele, post it-uri, bonuri, ori chiar carduri și chiar și telefonul. Coperta este rezistentă și pregătită să suporte atât hârtiuțe mici, cât și idei mari. Intră pe Unika și alege nuanța ta preferată de la agenda Pocket sau alte modele care să fie pe placul tău.
Așadar, vorba că „repetiția e mama învățăturii” nu este nefondată. Când repeți un lucru și îl transformi în obicei, devine parte din rutina ta. Alege să dezvolți obiceiuri sănătoase și productive, fix cum este completatul agendei și bucură-te de rezultate.